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Categoria: Tributária & Ti

Conheça as vantagens de utilizar um software pago e não as de open source

domingo, 29 dezembro 2019 por Gtech Assessoria

Muitos gestores podem ficar em dúvida para escolher entre softwares proprietários ou ferramentas gratuitas para utilizar na organização. Afinal, o que pode ser mais compensatório? Qual entre esses recursos vai otimizar os serviços na corporação e permitir que você tenha melhores resultados?

Para fazer a escolha certa, é importante conhecer bem as soluções informatizadas que você utilizará. Fizemos este post especialmente para você entender os aspectos positivos de utilizar um software pago no seu empreendimento. Quer entender melhor o tema? Confira o nosso artigo e saiba mais!

Qual a diferença entre o software pago e o open source?

Existem algumas diferenças básicas entre as condições de licenças de softwares. Entenda melhor a seguir!

Softwares de open source

As soluções de open source (código aberto) são aquelas que podem ser estudadas, modificadas, copiadas e distribuídas pelo usuário, sem restrições. A ferramenta pode ser utilizada em qualquer número de computadores, seja por uma empresa ou por apenas uma pessoa.

Para isso, a desenvolvedora disponibiliza o código-fonte de forma bastante acessível e sem restringir nenhum grupo. Assim, além de terem livre edição, os aplicativos podem ser modificados e distribuídos. Além disso, a solução não pode dificultar o uso de outros programas.

Softwares pagos

O software pago ou proprietário é aquele que você compra a licença de uso do produto. Cópias, distribuição e modificações não são permitidas. Apesar de o usuário não poder alterar o programa, a produtora constantemente oferece atualizações e melhorias.

Normalmente, as fornecedoras disponibilizam assessoria técnica via telefone ou e-mail. Elas também proporcionam licenças em pacotes para os casos de organizações que precisam contratar o recurso para um número maior de computadores.

Quais as vantagens de utilizar softwares pagos?

Utilizar softwares proprietários oferece diversas vantagens para a sua empresa. A medida não é mais um gasto para a receita do empreendimento, mas sim, um investimento importante para o crescimento do negócio. Confira mais a seguir!

Comodidade

Uma das grandes vantagens de utilizar o software proprietário é a comodidade. Qualquer problema, bug ou ocorrência está aos cuidados da desenvolvedora, sem exigir seu tempo e seus esforços para resolver a questão.

Dentro de uma empresa, essas condições são muito favoráveis. O volume de tarefas na organização é elevado e o acompanhamento e a resolução de problemas de software exige muito conhecimento, disponibilidade de tempo e capacidade para investigar o programa.

Se a fornecedora cuida dessa tarefa, sua equipe pode dirigir seus esforços para outros tipos de atividades, o que otimiza o uso do tempo e poupa esforços dos seus profissionais. Assim, seu empreendimento não precisa redirecionar o foco das suas demandas convencionais. Além disso, a desenvolvedora conta com um arsenal de conhecimentos muito sólido para lidar com o programa.

No caso do uso de ferramentas opensource, seu time terá que empreender esforços para conseguir resolver os problemas que podem aparecer no software. Com isso, os profissionais podem ficar sobrecarregados com tantas tarefas.

Suporte técnico eficiente

O software pago tem a garantia de um suporte técnico efetivo e de qualidade. Os canais de comunicação são rápidos e de fácil utilização, como e-mail e telefone. Esse fator contribui muito com a boa experiência do usuário. No caso de qualquer dificuldade, ele poderá notificar a produtora e receber apoio especializado.

Isso evita erros na instalação e no uso e permite também notificar problemas no programa. A própria empresa tomará as devidas providências para corrigir eventuais defeitos. Assim, o usuário não terá problemas com o software posteriormente e poderá utilizar o produto com tranquilidade.

Já com as ferramentas open source, não há esse apoio técnico. Normalmente, os usuários podem contar com a ajuda de fóruns e blogs na internet. Por um lado, a ajuda é de fácil acesso. Por outro, o auxílio não é tão focalizado e a busca de informação é mais dispendiosa.

Segurança

Os softwares de open source podem ser modificados e distribuídos por qualquer usuário. Isso pode ser muito útil, pois permite que todos na rede possam oferecer apoio uns aos outros. Mas essa medida também oferece uma margem de risco, pois as modificações podem conter algum tipo de erro, por exemplo, o que pode afetar quem acessa aquela versão.

As soluções pagas são confeccionadas diretamente pelos profissionais da produtora e não podem ser alteradas por nenhum usuário. Isso garante que você tenha um sistema padronizado e seguro, que está sob total responsabilidade da empresa, o que também facilita a consultoria e o esclarecimento de dúvidas.

No caso do open source, não existe esse amparo para o usuário. Ele pode contar com fóruns na internet, mas não há tanta confiabilidade na informação. Além disso, há o risco de entrar em páginas suspeitas na internet na pesquisa de informações sobre a ferramenta.

Contribuição com o mercado

Utilizar um serviço pago tem a vantagem de ajudar na melhoria do mercado da informática. Afinal, você injeta capital na empresa, retribuindo os serviços prestados, e esse capital pode ser convertido em investimentos para novas pesquisas. Com isso, os softwares podem ser cada vez mais aprimorados.

Assim, você dá incentivos para a produtora e indiretamente colabora também com o mercado. Se a fornecedora tem mais capital para investir, ela se aperfeiçoa mais e pode se tornar mais competitiva. Além de oferecer mais produtos, os artigos terão também mais qualidade. Isso aquece a economia e favorece o crescimento do setor.

O open source é vantajoso para o usuário por não envolver gastos, mas, por outro lado, ele não impulsiona pesquisas, pois não há troca de capital com a empresa desenvolvedora. Com isso, há menos incentivo para as melhorias e para o fortalecimento do mercado de recursos informatizados.

Credibilidade

Um fator importante de utilizar softwares proprietários é o ganho de credibilidade para a sua empresa. Afinal, você está investindo em tecnologia para a corporação e cooperando com o mercado, o que demonstra responsabilidade e compromisso por parte do seu empreendimento.

Pagar por um programa informatizado implica em direcionar investimentos para garantir que os processos na sua corporação sejam executados com a melhor qualidade possível. Isso possibilita que investidores, clientes, autoridades estatais e stakeholders vejam sua gestão como efetiva e dedicada a oferecer um bom serviço.

Ao utilizar uma solução paga, você pode ter diversas vantagens. A comodidade de poder contar com o apoio da desenvolvedora para a resolução de problemas do recurso é muito benéfica, pois ela permite que sua equipe possa dedicar seu tempo para outras tarefas. Além disso, você tem a possibilidade de ter mais segurança e tranquilidade no uso do aplicativo.

Editorial retirado de Loupen (blog.loupen.com.br)

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  • Publicado em Segurança, Tributária & Ti, Vida Empresarial
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Os sete pecados capitais dos usuários de TI e como lidar com eles

domingo, 29 dezembro 2019 por Gtech Assessoria
Essa é a Parte I de um post com duas partes. A segunda fala sobre acabar com maus hábitos no suporte de TI.

Na maioria das organizações, agentes de TI são pressionados a serem super-heróis que podem fazer qualquer problema desaparecer com um estalar de dedos. Por mais que não liguemos para a responsabilidade que é imposta a nós, um pouco de realismo de vez em quando seria muito bom.

Durante meu tempo como agente de suporte de TI, eu cruzei com todos os tipos de usuários. Durante o caminho, aprendi que a melhor maneira de trabalhar com eles é entender o mindset deles e descobrir o que realmente querem. Com o tempo, comecei a identificar tipos de usuários e minhas respostas se tornaram mais rápidas e efetivas.

Dito isso, você com certeza irá se deparar com dificuldades em algum momento. A maneira de lidar efetivamente com elas é classificar (uma das maneiras na verdade, mas essa é divertida). Aqui está o que eu chamo de sete pecados capitais do usuário de TI:

(obviamente eu estou exagerando, mas você vai se familiarizar com essas categorias se tiver dado suporte à usuários de TI por tempo suficiente. Vou passar algumas dicas que tenho certeza que você vai achar útil e espero se divirta lendo :D).

Lembre-se: eles ainda são seus colegas e provavelmente têm boas intenções. Quando se tem um dia difícil, é fácil de explodir com coisas pequenas, mas você deve aguentar firme haha.

Preguiça

“Você pode instalar o Chrome pra mim? Eu não sei como instala”

Esse cara quer tudo dado a ele na mão em um prato dourado. Ou pior, eles realmente não sabem muito sobre tecnologia, ou nada sobre computadores. Se seu time têm um monte de perguntas triviais, eu tenho algo pra você: base de conhecimento.

Procure tickets que foram resolvidos no primeiro contato e cheque se a solução foi feita usando um artigo da base de conhecimento. Se não foi, adicione um artigo à BdC e transforme em algo ridiculamente simples de resolver.

Se eles estão ignorando a base, faça-os ter consciência dos benefícios de usar a BdC. Mostre a eles o valor do self-service. Mostre o quão fácil é achar um artigo, consertar o problema eles mesmos e continuar seu dia sem precisar criar um ticket e esperar pela solução.

Se seus usuários finais não estão procurando a BdC, você pode tentar usar uma ferramenta que sugere artigos relevantes enquanto eles estão criando um ticket. No Freshservice ele fica assim:

Inveja

“Por que o MacBook dela é maior que o meu?”

Para esse usuário, a grama não é mais verde, é maior, mais brilhante, melhor… você sabe onde isso vai dar. A maioria dessas solicitações não têm uma justificação válida e se você vai atendê-las ou não depende da política da sua empresa.

O que você pode fazer é incluir uma lista do que seus usuários necessitam. Faça com que estejam claros os fatores que determinam isso – quem edita vídeos, por exemplo, precisa de uma tela maior e um hardware melhor.

Ganância

“Você pode dar uma olhada no meu computador lá de casa?”

Esse não está restrito aos seus empregados/colegas. Se você trabalha com suporte de TI, todos desde seus parentes, seus vizinhos e o padrasto do primo do seu amigo te vêem como uma solução para o computador com problema que eles têm. Se você começar a ajudar esses usuários em tarefas não documentadas, você vai se afogar nas tarefas que realmente são atribuídas a você.

Gula

“Me dê todos os apps que eu posso ter!”

Esse usuário não liga de criar tickets buscando coisas que eles provavelmente nunca vão usar, contanto que o tenham quando precisarem. Quer dizer, você nunca sabe quando vai precisar virar uma image, inverter suas cores e adicionar anotações nela. Então por quê não ter uma inscrição anual do Adobe Creative Cloud, não é?

Novamente, a lista do que eles realmente necessitam é a solução. Se uma ferramenta ou serviço tiver um custo, não importando o quão baixo for, coloque-o na lista. Peça por uma aprovação do gerente e mantenha esses pedidos sobre controle.

Nós resolvemos nosso problema na empresa desse jeito:

Você também pode automatizar o requerimento de serviço, fazendo com que chegue a você somente após ele ser aprovado pelo gerente do departamento ou geral.

Luxúria

“Eu realmente precisava daquele aplicativo, então o instalei”

Esses são os usuários que você mais precisa ter cuidado. Eles têm algum conhecimento sobre tecnologia e vêem a segurança da informação como um empecilho – definitivamente uma combinação ruim. Eles contornam controles de acesso o tempo todo e não se importam em consultar o time de TI antes de instalar aplicativos com segurança questionável. Eles amam atalhos e num belo dia podem transformar todo o departamento de TI em caos.

Com o BYOD (Bring Your Own Device) que vem sendo utilizado em muitas empresas, eles ganharam novos poderes. Usam cartões de crédito da corporação para comprar inscrições em apps, entre outras coisas. Quando isso não é documentado, consertar problemas e brechas de segurança se torna uma dor de cabeça. Sem mencionar que uma brecha nos dados de um cliente pode levar a problemas judiciais.

Seu departamento de network precisa ter um firewall para prevenir acesso não autorizado, e você pode conseguir uma lista dos pagamentos categorizados como “tecnologia” do time de finanças. Mas todas essas são medidas reativas, de curto prazo. Se estiver com problemas com Shadow IT (sistemas e soluções de TI instituídas nas empresas sem aviso ou aprovação) você precisará de uma mudança de mindset em toda a empresa. Os usuários precisam ver o departamento de TI como quem pode ajudá-los rapidamente com aconselhamento especializado e com a procura de aplicativos.

Ira

“NÃO ME MANDE REINICIAR MEU COMPUTADOR!”

Eu sei que nosso trabalho é somente consertar problemas de TI. Se alguém está tendo um dia ruim e decide descontar em qualquer um que passa na frente, não somos pagos o bastante para ser pacientes com eles. Ei, eu também já tive momentos como esse. Mas frequentemente, o usuário só que se sentir entendido.

Sabe como eu comecei essa seção? Eu disse algo que você provavelmente sentiu durante pelo menos uma chamada de suporte,  para resolver um problema. Eu estabeleci um terreno comum mencionando minha própria experiência. Então, quando eu consegui o que eles queriam, estavam mais abertos a isso.

Com esse usuário, resistir à tentação de pular na solução e tentar pegar a raiz do problema que está os incomodando. Deixe-os respirar, e ouça para entender antes de responder. Talvez eles receberam a promessa de uma solução rápida somente para serem transferidos múltiplas vezes. E toda vez que a música de espera finalmente acaba, a pessoa pergunta exatamente as mesmas perguntas e sugere exatamente os mesmos passos a se seguir.

Quando eles terminam de falar, comente sobre para fazê-los saber que você estava ouvindo. Isso demonstra empatia e eles ficam mais receptivos para o que você vai falar.

Isso pode não soar bem até que você veja acontecer, mas essas são as chamadas em que o potencial de conseguir uma pontuação alta no CSat está no máximo.

Orgulho

“Eu sou muito em informática. Sei como isso funciona”

Esse usuário pode cair em duas categorias muito próximas. O realmente bem informado e o “sabe-tudo”.

O primeiro não irá se vangloriar sobre seus “conhecimentos em informática”. Eles vêm a você após terem tentado soluções simples ou complicadas, olharem vários artigos na BdC, e acabarem com as hipóteses óbvias. Uma boa maneira de descobrir qual tipo são é perguntar o que tentaram, para que você possa economizar tempo e passar para soluções mais complicadas.

O “sabe-tudo” é o cara que pensa que gerenciar TI é muito simples, ele se pergunta por quê agentes de suporte existem. Ainda assim, eles procuram você buscando ajuda de vez em quando. O truque é o mesmo – peça o que ele tentou, e escute. Na minha experiência, esse é o momento que eles percebem que há coisas que eles realmente não sabem.

Lembre-se que você está ali para ajudá-los. Isso quer dizer ajudá-los a perceber o porquê de terem pedido ajuda a você, e pode te ajudar a mudá-los por dentro.

Editorial retirado de Loupen (blog.loupen.com.br)

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Fazenda irá descontinuar emissores gratuitos da Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico em 2017

sábado, 07 maio 2016 por Gtech Assessoria

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo informa que a partir de janeiro de 2017 os aplicativos gratuitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) serão descontinuados.

Com a gradual adesão das empresas aos sistemas de documentos eletrônicos, o Fisco Paulista verificou que a maioria dos contribuintes deixou de utilizar o emissor gratuito e optou por soluções próprias, incorporadas ou personalizadas a seus sistemas internos.  No mercado há muitas opções de emissores, alguns deles com uma versão básica gratuita.

Os emissores gratuitos são oferecidos pela Secretaria da Fazenda aos contribuintes desde 2006, quando teve início o processo de informatização dos documentos fiscais e sua transmissão via internet com o objetivo de massificação do seu uso. Apesar dos investimentos realizados, recente levantamento da Secretaria da Fazenda aponta que o total de NF-e’s geradas por empresas que optaram por emissores próprios somam 92,2%. No caso do CT-e, o número é ainda maior: 96,3% dos documentos são gerados por emissores próprios.

Os contribuintes que tentarem realizar o download dos emissores de NF-e e CT-e receberão a informação sobre a descontinuidade do uso dos aplicativos gratuitos. A partir de 1º de janeiro de 2017 não será mais possível fazer o download dos emissores.

A Secretaria da Fazenda recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e e do CT-e impeçam o seu correto funcionamento.

Fonte: Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo

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