O e-mail é uma das principais ferramentas de trabalho do mundo corporativo. O seu uso foi responsável por uma grande diminuição nos custos de comunicação de empresas, melhorias nos processos de troca de informação e, junto com o smartphone, um grande ganho de mobilidade para pessoas que precisam atuar em vários locais.
Ainda assim, muitas pessoas possuem dificuldades para gerenciar essa tecnologia crucial para o fluxo de trabalho moderno. Se esse é o seu caso e você quer saber como tirar o máximo do seu e-mail corporativo, leia o nosso post de hoje!
E-mail: uma das ferramentas de trabalho que mais combinam com o seu smartphone
Smartphones e e-mail são duas tecnologias que, para muitos, não lembram uma boa combinação. Não raramente, o aplicativo de e-mail nativo do aparelho pode ser mal planejado ou com uma performance fraca, especialmente em dispositivos Android. A critica, aliás, não fica restrita ao sistema do Google, uma vez que muitos usuários do iOS criticam o aplicativo de e-mail da Apple pela falta de funções avançadas.
Diante disso, muitas pessoas optam por um aplicativo de e-mail de terceiros, que seja rápido na hora de carregar imagens, atualizar a caixa de entrada e realizar buscas. Além disso, uma ferramenta realmente poderosa fornece um grande leque de opções para lidar com as mensagens. E sempre que possível, atalhos fáceis de serem decorados, que tornem ações como arquivar, mover, deletar ou responder a um e-mail algo trivial.
Para usuários do iPhone, uma das melhores opções disponíveis é o Microsoft Outlook. Após a aquisição da Acompli, empresa responsável pela criação do Sunrise, um dos apps de calendário mais populares já feito para dispositivos móveis, o aplicativo de e-mail ganhou novas funções e se tornou mais poderoso do que nunca.
Usuários de serviços como Office 365, Microsoft Exchange, iCloud, Yahoo Mail, Outlook.com, Gmail e serviços privados compatíveis com IMAP podem cadastrar as suas contas com alguns cliques. Todas as mensagens são distribuídas em duas caixas, uma com os e-mails prioritários e outra com mensagens classificadas como não prioritárias.
Além disso, a integração com ferramentas de calendário e os principais serviços de armazenamento de dados na nuvem torna a criação de mensagens com anexos ou que tenham convites para eventos e reuniões mais simples e ágil.
Para quem possui um smartphone Android, além do Microsoft Outlook, uma boa opção é o uso do cliente nativo do Google, o Gmail. Bonito, simples e compatível com múltiplas contas IMAP, ele pode exibir mensagens em uma caixa unificada ou mesmo mutar conversas. Além disso, ele conta com um widget para exibir as últimas mensagens diretamente na home screen, facilitando a leitura da caixa de entrada.
Inbox zero: priorizando mensagens corretamente
Muitos profissionais possuem problemas para gerenciar a caixa de entrada e acabam acumulando uma grande quantidade de mensagens não lidas. Diante disso, estratégias como a Inbox Zero foram criadas, facilitando a administração da caixa de entrada e tornando a rotina diária mais simples.
Ela consiste em um conjunto de medidas, que diminuem a quantidade de e-mails não prioritários na inbox e melhoram a capacidade de resposta a cada mensagem. Entre as principais, podemos destacar:
- Utilização de filtros para newsletters e listas de promoções.
- Diminuição do número de listas de e-mail cadastradas.
- Configuração correta do filtro de spam.
- Apagamento de mensagens inúteis.
- Utilização de outras ferramentas (como mensagens e telefone) para conversas menos importantes.
- Prioridade correta para cada mensagem, respondendo as mais importantes primeiro.
Ameaças digitais: a relevância de deixar o seu e-mail seguro
O e-mail é uma das principais ferramentas de trabalho utilizadas para ataques virtuais. Utilizando grandes redes de bots, hackers espalham mensagens de SPAM para tentar obter acesso não autorizado a sistemas corporativos e, assim, capturar dados de terceiros. Além disso, muitos utilizam técnicas de engenharia social, aumentando as chances de uma pessoa inserir nomes de usuário e senhas em páginas de phishing.
Para se proteger, várias técnicas podem ser implementadas na rotina do usuário de e-mail. Bem aplicadas, elas diminuem as chances de um arquivo infectado ou que um link malicioso seja aberto acidentalmente. Entre as melhores formas de se proteger, podemos destacar:
- Configure o SPAM para filtrar mensagens com arquivos executáveis, scripts e extensões que não são utilizadas frequentemente (como as de arquivos multimídia).
- Opte por enviar e receber dados por meio de ferramentas de cloud storage, reduzindo as chances de um arquivo ser infectado por terceiros.
- Sempre que receber uma mensagem com links ou anexos, ligue para o remetente e confirme o seu envio.
- Desconfie de e-mails com promoções que tenham descontos muitos grandes.
- Não clique em um link, mas sim copie e cole ele na barra de endereços.
- Se possível, configure o aplicativo de e-mail para bloquear o carregamento automático de anexos e imagens.
Etiqueta: a importância de ser educado no uso do e-mail corporativo
Outro fator de grande importância para o uso de um serviço de e-mail é a etiqueta profissional. Como essa é uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas para comunicação, profissionais devem estar prontos para terem uma linguagem objetiva, clara e que transmita com precisão as suas ideias.
Além disso, um grande número de fatores deve ser considerado antes de enviar um e-mail, uma vez que eles influenciam na recepção que outras pessoas podem ter do conteúdo do texto.
Entre as melhores medidas de etiqueta para e-mail, podemos destacar:
- Vá direto ao ponto e evite devaneios.
- Garanta que todas as informações essenciais estão inseridas logo na primeira mensagem.
- Evite anexar arquivos desnecessários.
- Jamais utilize caixa alta sem que seja realmente necessário.
- Se atente para que o histórico de mensagens fique anexado à sua resposta.
- Tenha cuidado ao utilizar o “responder a todos”.
Além de todos esses detalhes, o campo de assunto é crucial para que uma mensagem cause uma boa impressão. Ele deve ser conciso, resumindo com precisão o assunto da mensagem. E, para tornar a sua leitura mais simples, alguns códigos podem ser utilizados além dos tradicionais RE e FW, tais como:
- EOM (End of Message): quando o e-mail é composto apenas pelo campo de assunto (ex: “O elevador quebrou, utilizem a escada EOM”).
- FYI (For Your Information): para informar ou enviar algo sem a necessidade de resposta (ex: envio de um arquivo solicitado por telefone).
- NRN (No Reply Needed): Para mensagens que não precisam ser respondidas (ex: “Maria pediu para você ligar para ela NRN”).
- SFW (Safe for Work): utilizado para indicar que uma mensagem não contém conteúdos explícitos.
