Os riscos são eventos incertos que acabam impedindo o alcance de metas preestabelecidas e abalando o andamento de projetos. E, como todos sabemos, é impossível ter um empreendimento com risco zero. Por isso, é fundamental ter uma política de redução de riscos.
A questão não é desenvolver um negócio ignorando ou se preocupando demais com essas dificuldades: mas estar preparado para encontrar soluções que reduzam esse tipo de problema. A tecnologia é uma boa aliada neste sentido. Os softwares de gestão permitem reduzir e prevenir riscos, o que fortalece cada vez mais a sua empresa.
Quer entender como esses programas ajudam a minimizar os imprevistos na corporação? Confira nosso post e saiba mais!
O que é um software de gestão?
Um software de gestão é um programa de computador utilizado para otimizar a administração empresarial. Ele permite gerenciar diversos fatores, como:
- Projetos;
- Vendas;
- Finanças;
- Contratos;
- Reformas;
- Fornecedores;
- Serviços.
A ferramenta auxilia gestores e equipe a sistematizarem os processos, organizando cada atividade de forma detalhada e minimizando falhas humanas. É possível acompanhar todas as tarefas e gerenciá-las de forma adequada.
Ela também oferece plataformas de comunicação e de acompanhamento de projetos. Assim, nenhuma atividade fica em segundo plano e as equipes contam com uma melhor integração.
Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão?
Quando você realiza o gerenciamento utilizando um software especializado, todo o processo é otimizado. As resoluções se tornam mais rápidas e efetivas, pois você tem um programa organizador das atividades. Com isso, você toma decisões mais assertivas na gestão e fortalece suas estratégias.
Com o recurso é possível separar as tarefas por equipe e fazer um acompanhamento em tempo real da execução das demandas. A plataforma também oferece espaço para a comunicação, o que facilita todo o trabalho e estreita o diálogo com clientes e fornecedores.
O software de gestão também possibilita acessar dados de forma remota e controlar a empresa de qualquer lugar, permitindo a resolução de problemas a qualquer momento. Muitos riscos demandam decisões imediatas e nessa hora a ferramenta faz a diferença.
Quais são os riscos que podem atingir a organização e como um software de gestão pode ajudar?
Riscos na empresa não estão ligados apenas à segurança. Problemas na relação com autoridades, clientes e fornecedores, desequilíbrio financeiro e greves também ameaçam o empreendimento. Entenda mais a seguir!
Problemas jurídicos
Irregularidades na corporação trazem muitas complicações. Os processos jurídicos são desgastantes, levam a multas elevadas e prejudicam a imagem do negócio.
Desconhecimento das normas fiscais, uso de softwares ilegais na corporação, descumprimento de normas sanitárias e de regras para destinação de resíduos são alguns exemplos de riscos que podem gerar dificuldades legais. Além disso, o fisco constantemente é alterado, o que demanda atenção redobrada dos gestores.
Um software de gestão permite que você acompanhe o cumprimento das normas na empresa. Nele você pode agendar as vistorias de forma que não protele nenhuma atividade. O programa ainda permite gerir as licenças de software de computador, documentos trabalhistas e processos relacionados às obrigações jurídicas da organização.
Dificuldades financeiras
Uma das maiores causas de falência é a má gestão das finanças. Independente do porte da empresa, administrar o volume de capital não é tarefa tão simples.
Assim, a companhia está sujeita a desequilibrar sua balança se não fizer um bom gerenciamento das despesas e custos, manter reservas e definir o montante adequado para investir. Um software de gestão auxilia esse processo, contribuindo para a organização dos pagamentos, planejamentos e investimentos.
Questões com clientes
Várias dificuldades podem surgir da relação com clientes. Sendo a principal delas a inadimplência, como atrasos de pagamento e cheques sem fundo, que prejudica drasticamente a saúde financeira do negócio.
Outro ponto crítico na relação com os consumidores é o volume de reclamações, ainda mais em tempos de hipermídia, que podem danificar de maneira irreversível a imagem da sua empresa.
Um software de gestão permite que você acompanhe melhor suas vendas, conheça o número de clientes e registre os pagamentos. Aliado a isso, você pode monitorar as reclamações e solução das questões. Assim, o consumidor fica satisfeito e você evita danos para a imagem da organização.
Acidentes na empresa
Todo empreendimento está suscetível a algum tipo de acidente, seja um desastre natural ou problemas em maquinários. Não é preciso estar sempre pensando em furacões, terremotos e incêndios que podem assolar a corporação.
Ter saídas de emergência, manter escadas iluminadas, disponibilizar extintores de incêndio que estejam dentro do período de validade são boas estratégias. As máquinas precisam ter botões de segurança e os colaboradores devem ser treinados e avisados dos perigos. São diversos detalhes para os quais você e seus colaboradores precisam se atentar.
Com o software de gestão você pode acompanhar essas questões, monitorando cada medida que deve ser tomada, prazos de revisões, agendamento de treinamentos e avaliação da qualidade das capacitações. Dessa forma, você consegue minimizar os riscos de acidentes e adequar sua empresa às exigências legais de segurança.
Processos trabalhistas
Os processos trabalhistas geram muitos entraves na corporação. As penalidades da Justiça do Trabalho são altas e levam a desgastes, gastos com advogados e a prejuízos no clima organizacional. Greves também são problemáticas, pois travam a produção e afetam a entrega de produtos e serviços para os clientes.
Para evitar essas dificuldades é importante promover uma boa política trabalhista, respeitando os direitos dos colaboradores e oferecendo benefícios. Administrar o cumprimento de tais quesitos é bem mais fácil com o apoio de uma ferramenta informatizada.
Com um software de gestão você consegue acompanhar as condições de trabalho e o respeito aos direitos dos profissionais, e ainda possui canais de comunicação com a equipe. Assim, os próprios colaboradores podem apontar suas necessidades, facilitando a busca por soluções em conjunto com a diretoria.
Priorizar a redução de riscos na corporação é importante para evitar prejuízos e perdas graves na empresa. E contar com a ajuda de um software de gestão é uma excelente estratégia para administrar esses problemas: o recurso permite monitorar as demandas, acompanhar o cumprimento de normas e ainda facilitar o diálogo com a equipe.
Editorial retirado de Loupen (blog.loupen.com.br)
